Europäische digitale Souveränität in der Produktdokumentation
Ein Whitepaper von 9to5 Media Services

Martin Post

Zusammenfassung

Dieses Whitepaper befasst sich mit einer drängenden strategischen Herausforderung für europäische Konsumgütermarken: der übermäßigen Abhängigkeit von digitalen Tools aus den USA für die Erstellung und Veröffentlichung von Produktliteratur (Anleitungen, Kurzanleitungen, Installations- und Sicherheitshinweise).

Vor dem Hintergrund eskalierender transatlantischer Spannungen und zunehmender Forderungen nach digitaler Souveränität sehen sich europäische Unternehmen wachsenden Risiken in Bezug auf Betriebskontinuität, Datenschutz und Compliance ausgesetzt.

Derzeit sind die meisten Workflows für die Produktdokumentation von proprietärer Software und US-amerikanischen Cloud-Diensten abhängig, wodurch Marken potenziellen Schwachstellen wie unerwartete Dienstleistungsbeschränkungen, Datenzugriff durch ausländische Regierungen und steigende Lizenzkosten ausgesetzt sind.

Diese Abhängigkeiten untergraben sowohl die Einhaltung der EU-Vorschriften (wie der DSGVO) als auch die strategische Autonomie und gefährden die Widerstandsfähigkeit der betroffenen Marken.

Als Gegenmaßnahme wird in diesem Paper eine alternative, vollständig europäische beziehungsweise auf Open-Source-Komponenten basierende Lösung für die Erstellung, Übersetzung und Publishing von Anleitung und Support-Inhalten vorgestellt.

Dieser Ansatz nutzt Open-Source-Technologien aus der Europäische Union und internationalen Entwickler-Communities, mit denen Marken die Kontrolle über ihre Workflows zurückgewinnen und gleichzeitig die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbessern können.

Zu den wichtigsten Komponenten gehören Markdown für die einfache, formatneutrale Erstellung von Inhalten, Pandoc für Single-Source-Publishing in mehreren Formaten, DeepL für hochwertige Übersetzungen durch ein in der Europäischen Union angesiedeltes Unternehmen sowie HTML/CSS für eine reaktionsschnelle, barrierefreie Bereitstellung im Internet.

Das Hosting auf EU-Servern unter Verwendung von Open-Source-Plattformen gewährleistet darüber hinaus die Datenhoheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Neben der Minderung geopolitischer Risiken und Compliance-Risiken bietet dieser souveräne Ansatz weitere Vorteile: geringere Betriebskosten, verbesserte Wartbarkeit, optimierte Übersetzungsprozesse und ein überragendes Kundenerlebnis durch moderne Web Manuals.

Das Ergebnis ist eine Dokumentation, die nicht nur rechtlich fundiert und zukunftssicher ist, sondern auch einen strategischen Markenwert darstellt – sie stärkt das Vertrauen, ermöglicht Self-Service-Support und verbessert die Auffindbarkeit durch SEO und KI-Kompatibilität.

Die Umsetzung dieser europäischen Alternative steht im Einklang mit umfassenderen EU-Initiativen wie der EuroStack-Vision, die technologische Unabhängigkeit, offene Standards und ökologische Nachhaltigkeit fördert.

Sie versetzt Marken in die Lage, sich proaktiv an die sich wandelnde digitale Landschaft anzupassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Kurz gesagt: Der Übergang zu einer souveränen, offenen und optimierten Dokumentationsplattform ermöglicht es europäischen Konsumgütermarken, ihre Geschäftstätigkeit zu schützen, Kosten zu senken, die Nutzerzufriedenheit zu verbessern und zur digitalen Autonomie Europas beizutragen.

Dieses Paper präsentiert einen detaillierten Fahrplan für die effektive und nachhaltige Umsetzung einer solchen Transformation.

Einleitung und Kontext

Die transatlantischen Beziehungen sind Anfang 2025 in eine angespannte Phase eingetreten. Die Vereinigten Staaten unter Präsident Donald Trump haben Zölle und Exportbeschränkungen für europäische Waren und Dienstleistungen eingeführt, was in der EU weithin als isolationistisch oder sogar feindselig wahrgenommen wird ¹. In einem bemerkenswerten Schritt kündigte die Trump-Regierung Einfuhrzölle von mindestens 10 % auf die meisten Waren an, wobei für Produkte aus der Europäischen Union ein Strafzoll von 20 % gilt.

EU-Spitzenpolitiker, darunter Kommissionspräsidentin Ursula von der Leyen, bezeichneten diese Zölle als „schweren Schlag für die Weltwirtschaft” und versprachen, dass Europa „nicht zögern werde, mit Gegenmaßnahmen zu reagieren“ ². Zu den derzeit in Brüssel diskutierten Reaktionen gehören neue Abgaben oder Steuern, die auf US-amerikanische digitale Plattformen und Technologiedienstleistungen abzielen.

Europäische Beamte haben weitgehend hinter verschlossenen Türen darüber diskutiert, ob es sinnvoll ist, als Vergeltungsmaßnahme für Trumps Handelsmaßnahmen Zölle auf große US-Technologieunternehmen zu erheben.

Kurz gesagt: Europas Streben nach digitaler Autonomie kollidiert mit Washingtons aggressiven Handelstaktiken und zwingt sowohl EU-Politiker als auch Unternehmen dazu, ihre Abhängigkeit von amerikanischer Technologieinfrastruktur neu zu bewerten ^{3 4}. Diese geopolitische Kluft ist nicht nur ein politisches Problem – sie greift auch auf die Vorstandsetagen in ganz Europa über.

Angesichts der offenen Feindseligkeit seitens der höchsten Ebenen der US-Regierung und der anhaltenden Bedrohung durch extraterritoriale US-Gesetze sehen sich europäische Unternehmen mit einem wachsenden Bedarf an „digitaler Souveränität” konfrontiert.

Viele in der EU ansässige Unternehmen, insbesondere Konsumgüterhersteller, befürchten, dass ihre starke Abhängigkeit von US-amerikanischen digitalen Plattformen und Software zu einer erheblichen Schwachstelle werden könnte.

Das Szenario ist beispiellos:

Jahrzehntelange Globalisierung hat dazu geführt, dass Tools wie Microsoft Office, Adobe Creative Suite, die Cloud-Dienste von Google und in den USA gehostete Content-Management-Systeme (CMS) zu De-facto-Standards in der Produktentwicklung und im Marketing geworden sind.

Nun sind genau diese Tools potenzielle Engpässe in einem transatlantischen Technologiekonflikt.

„Europa ist nun eine Quasi-Kolonie in allen Bereichen unserer kritischen digitalen Infrastruktur.

Diese fast vollständige Abhängigkeit von nicht-europäischen Technologien hat Sicherheits- und Wirtschaftsrisiken geschaffen, die auch unsere Wachstumsaussichten beeinträchtigen.“

Die europäischen Institutionen reagieren mit Dringlichkeit.

Die Europäische Kommission hat die Idee von Zöllen für digitale Plattformen ins Spiel gebracht – im Wesentlichen Sonderabgaben oder Vorschriften für Dienste von Silicon-Valley-Giganten wie Amazon, Apple, Google, Microsoft, Meta und anderen – als Teil eines umfassenderen Maßnahmenpakets.

Solche Schritte signalisieren der europäischen Industrie, dass sich das Betriebsumfeld für US-amerikanische Technologiedienstleistungen in Europa grundlegend ändern könnte.

Auswirkungen auf europäische Unternehmen

Insbesondere Konsumgütermarken mit Sitz in der EU befinden sich in einer prekären Lage.

Viele Unternehmen haben US-amerikanische Software und Cloud-Plattformen tief in ihre Produktliteratur-Workflows integriert – also die Prozesse, mit denen sie Anleitungen, Kataloge und andere kundenorientierte Dokumente erstellen, übersetzen und veröffentlichen.

Diese Unternehmen stellen sich eine ernüchternde Frage:

„Könnte unser Unternehmen ohne US-Technologie funktionieren?“ ⁵ Andy Yen, CEO des Schweizer Unternehmens Proton, charakterisiert Europa aufgrund seiner fast vollständigen Abhängigkeit von nicht-europäischer Technologie als „eine Quasi-Kolonie in allen Bereichen unserer kritischen digitalen Infrastruktur“.

Diese Abhängigkeit, so warnt er, habe Sicherheits- und Wirtschaftsrisiken geschaffen, die die Wachstumsaussichten Europas beeinträchtigen.

Ulrich Ahle, CEO der EU-Cloud-Initiative GAIA-X, stellt ebenfalls fest, dass eine übermäßige Abhängigkeit von US-Anbietern – vom Cloud-Hosting bis hin zu alltäglichen Produktivitätswerkzeugen – erhebliche Risiken für die souveräne Kontrolle über Daten mit sich bringt.

Diese Risiken reichen von Compliance-Problemen (beispielsweise Datenanforderungen des US- amerikanischen Cloud Act an europäische Daten) bis hin zur grundsätzlichen Verfügbarkeit. Ein extremes, aber nicht undenkbares Szenario wäre eine US-amerikanische Durchführungsverordnung oder Exportregelung, die im Falle eines Handelsstreits den Zugang Europas zu wichtigen Software-Updates oder Cloud-Diensten plötzlich unterbindet oder einschränkt.

Vor diesem Hintergrund erwärmen sich europäische Institutionen und Branchenführer verstärkt für das Konzept der technologischen Souveränität.

Die „EuroStack“-Initiative beispielsweise ist eine politische Vision, die einen europäischen alternativen Technologie-Stack auf allen Ebenen vorschlägt – von Chips und Cloud-Infrastruktur bis hin zu Software und KI –, um die Kontrolle über die digitale Zukunft Europas zurückzugewinnen ⁶. EuroStack-Befürworter argumentieren, dass Europa ohne entschlossenes Handeln eine Form des „digitalen Kolonialismus“ riskiert, bei dem seine Industrien ausgehöhlt und die Daten seiner Bürger von ausländischen Mächten kontrolliert werden.

Diese Formulierung ist zwar stark, unterstreicht jedoch die Bedeutung der Herausforderung:

Die europäischen Staats- und Regierungschefs betrachten Open-Source-Ökosysteme und einheimische Alternativen mittlerweile als strategische Notwendigkeit und nicht nur als Idealismus.

In einem kürzlich veröffentlichten offenen Brief an die Europäische Kommission (unterzeichnet von Unternehmen wie Airbus) wurde unverblümt festgestellt, dass Europa „sich nicht aus seiner Rückständigkeit herausregulieren kann” und „in allen Bereichen seiner kritischen digitalen Infrastruktur technologisch unabhängiger werden muss” ⁷. In diesem Zusammenhang ist die Abhängigkeit des europäischen Konsumgütersektors von US-amerikanischer Content- und Publishing-Software ein Mikrokosmos eines größeren Souveränitätsproblems – eines Problems, das in diesem Whitepaper mit einer konkreten Lösung behandelt wird.

Das Problem: Abhängigkeit von US-amerikanischen Tools für Produktliteratur

Aktuelle Workflows bei der Produktliteratur

Konsumgüterhersteller erstellen kontinuierlich Produktliteratur – also Anleitungen, Installationsanleitungen, Produktbroschüren, technische Spezifikationen und Verpackungsinhalte –, oft in mehreren Sprachen für verschiedene Märkte.

In den letzten drei Jahrzehnten basierten die Workflows zur Erstellung dieser Materialien zunehmend auf proprietären, in den USA entwickelten Programmen und Plattformen.

Ein typisches Szenario könnte wie folgt aussehen:

Verfassen und Redigieren: Microsoft Word, Google Docs

Autoren und Produktmanager erstellen Inhalte in Microsoft Word oder Google Docs.

Diese bekannten Textverarbeitungsprogramme wurden in den USA entwickelt (Microsoft im Bundesstaat Washington, Google in Kalifornien) und werden häufig in der Cloud gespeichert.

Entwürfe können per E-Mail oder über Cloud-Links verteilt werden, und der endgültige Text wird in Formaten wie .docx (einem proprietären Format von Microsoft) gespeichert.

Grafikdesign und Layout: Adobe InDesign

Für umfangreich formatierte Anleitungen oder Broschüren setzen Unternehmen auf die Creative Suite von Adobe – in erster Linie Adobe InDesign für das Seitenlayout und Adobe Illustrator und Photoshop für Grafiken.

Adobe ist ein in Kalifornien ansässiges Unternehmen, dessen Creative-Cloud-Software seit geraumer Zeit auf einem Abonnementmodell basiert, das über US-Server authentifiziert wird.

Es gibt zwar alternative Desktop-Publishing-Software, jedoch dominiert Adobe das professionelle Publishing.

Eine Alternative zur Creative Suite von Adobe ist die „Affinity Suite“ (Affinity Designer, Affinity Photo und Affinity Publishing), die von dem britischen Softwareunternehmen Serif Europe entwickelt und vertrieben wird, das 2024 vom australischen Unternehmen Canva übernommen wurde.

Übersetzung: Google Translate

Viele Verbrauchermarken benötigen Anleitungen in 5, 10 oder sogar 30 Sprachen.

Aus Gründen der Geschwindigkeit und Kosteneffizienz greifen Teams häufig auf maschinelle Übersetzung zurück, um menschliche Übersetzer zu unterstützen.

Die erste Wahl ist dabei Google Translate (oder dessen Unternehmens-API) – ein Cloud-Dienst von Google, der Texte zur Übersetzung an die Datenzentren von Google in den USA sendet.

Einige Marken verwenden auch Microsoft Translator oder Cloud-Dienste, die ebenfalls in den USA betrieben werden.

Unabhängig davon, ob es sich um sensible Dokumente handelt oder nicht – Dokumente, die über diese Dienste übersetzt werden, verlassen bei der Verarbeitung die europäische Gerichtsbarkeit.

Content-Management und Publishing: AEM, WordPress

Nach dem Layout und der Übersetzung werden Produktunterlagen in der Regel gedruckt, im PDF-Format gerendert und dann auf eine Unternehmenswebsite hochgeladen, die in der Regel auf einem Content-Management-System (CMS) basiert.

Beliebte CMS-Lösungen sind Adobe Experience Manager, HubSpot CMS, Squarespace oder WordPress.com – allesamt Dienste, die entweder US-amerikanischen Unternehmen gehören oder auf einer US-amerikanischen Cloud-Infrastruktur gehostet werden.

Selbst „selbst gehostete” Websites laufen oft auf Hosting-Anbietern wie Amazon Web Services (AWS) oder Google Cloud, es sei denn, es wird bewusst entschieden, Hosts mit Sitz in der EU zu verwenden.

Kurz gesagt:

Die Endplattform, über die die Anleitung an die Kunden geliefert wird, unterliegt häufig der Kontrolle der USA oder den Gesetzen der USA.

Diese Toolchain wird bevorzugt, weil sie vertraut ist und ausgereifte Funktionen bietet.

Allerdings sind damit erhebliche versteckte Kosten und Risiken verbunden, die durch die jüngsten Ereignisse deutlich zutage getreten sind.

Versteckte Kosten und Risiken der aktuellen Workflow für Publishing von Produktliteratur

Anbieterabhängigkeit und Kostensteigerung

Die Verwendung proprietärer Formate (wie Word .docx oder Adobe .indd InDesign-Dateien) kann Unternehmen an diese Tools binden.

Die Lizenzkosten für Microsoft 365 oder Adobe Creative Cloud können insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen erheblich sein und unvorhersehbar steigen.

Noch kritischer ist, dass die US-Regierung im Falle einer Verschärfung des Handelskonflikts Druck auf diese Anbieter ausüben könnte (oder diese selbst entscheiden könnten), ihre Dienste einzuschränken.

Dies ist keine Spekulation:

Die europäischen Regierungen sind zunehmend besorgt, dass „mit dem Amtsantritt von Trump 2.0 deutlich geworden ist, dass man so etwas nicht ohne Weiteres unterschreiben kann”, wie der niederländische Technologieexperte Bert Hubert in Bezug auf Cloud-Verträge erklärte ⁸. Wenn Washington Einfluss auf eine Technologieplattform nehmen oder diese schließen kann, wird die Abhängigkeit zu einem kritischen Thema.

Datenhoheit und Datenschutz

Die Nutzung von US-Cloud-Diensten bedeutet, dass die Daten europäischer Unternehmen (Entwürfe, Übersetzungstexte, veröffentlichte Anleitungen, Benutzerdaten auf CMS-Plattformen) unter die Zuständigkeit der USA fallen können.

Das US-Recht (beispielsweise CLOUD Act, FISA) ermöglicht es amerikanischen Behörden potenziell, auf Daten zuzugreifen, die von US-Anbietern gespeichert werden, selbst wenn sich diese Daten in Europa befinden ⁹. Für europäische Unternehmen, insbesondere solche, die mit Kundendaten oder sensiblen Produktinformationen umgehen, wirft dies Fragen hinsichtlich der Einhaltung der EU-Datenschutzbestimmungen und des Grundsatzes der Datenhoheit der EU auf.

Geopolitisches Risiko einer Dienstunterbrechung

Die aktuellen Handelsspannungen verdeutlichen eine neue Art der Anfälligkeit von Lieferketten: digitale Lieferketten.

Genauso wie Zölle den Zugang zu physischen Komponenten behindern können, könnten Exportbeschränkungen oder Sanktionen den Zugang zu Software beeinträchtigen.

Stellen Sie sich vor, Updates für Adobe oder Word würden für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation vorübergehend gesperrt, oder der API-Zugang zu Google Translate würde im Rahmen eines Sanktionspakets eingeschränkt.

Europäische Unternehmen würden sich bemühen, Ersatz zu finden, was möglicherweise zu einer Unterbrechung bei der Aktualisierung wichtiger Dokumente führen würde.

Die jüngsten Pläne der Europäischen Kommission spiegeln dieses Risiko wider, da sie erwägt, die Nutzung amerikanischer Dienste durch Regierungen einzuschränken und sogar Zölle auf digitale Dienste zu erheben, um in den Handelsverhandlungen Druck auf die US-Technologiegiganten auszuüben.

Damit erkennt die EU an, dass US-Technologieunternehmen mittlerweile strategische Faktoren sind – und eben dies ist der Grund ist, warum Unternehmen ihr diesbezügliches Risiko minimieren möchten.

Verlust von Kontrolle und Autonomie

Über die politischen Risiken hinaus gibt es strategische Bedenken, dass die starke Abhängigkeit Europas von ausländischer Technologie das eigene Technologie-Ökosystem behindert.

Wie Andy Yen betonte, hat die fast vollständige Abhängigkeit Europas von nicht-europäischer Technologie „Sicherheits- und Wirtschaftsrisiken geschaffen, die auch unsere Wachstumsaussichten beeinträchtigen“ ¹⁰.

In der Praxis bedeutet dies, dass europäische Teams für jede Aufgabe standardmäßig auf US-Software zurückgreifen, wodurch europäische Alternativen nur schwer Fuß fassen können und die Innovation leidet.

Diese Auswirkungen auf das Innovationspotenzial Europas wurden von der EuroStack-Initiative hervorgehoben, die darauf hinwies, dass über 80 % der in Europa verwendeten kritischen digitalen Technologien von außerhalb des Kontinents stammen, was die „technologische Souveränität Europas fragil” macht ¹¹. Speziell für Dokumentations-Workflows bedeutet dies, dass europäische Softwareentwickler bislang kaum eine Chance hatten, in einem von Word und Adobe dominierten Bereich zu konkurrieren.

Das Ergebnis ist ein Mangel an einheimischen Optionen und das Gefühl, dass „wir mit dem vorliebnehmen müssen, was Silicon Valley uns bietet” – unabhängig davon, ob es unseren Bedürfnissen entspricht oder nicht.

Dringender Handlungsbedarf

Die hier beschriebenen Schwachstellen sind nicht nur theoretischer Natur.

Die europäischen Regierungen reagieren darauf.

Im März 2025 verabschiedete das niederländische Parlament Anträge, in denen die Regierung aufgefordert wurde, die Abhängigkeit von US-amerikanischer Software zu verringern. Zu den geforderten Maßnahmen gehören die Entwicklung einer von den Niederlanden kontrollierten Cloud-Plattform und die Bevorzugung europäischer Software bei der öffentlichen Beschaffung ¹². Die Gesetzgeber führten ausdrücklich „die sich verändernden Beziehungen zu den USA unter der Präsidentschaft von Donald Trump“ als Grund für die neue Dringlichkeit dieser Bemühungen an.

Eine niederländische Abgeordnete (Marieke Koekkoek / Volt-Partei) fragte pointiert:

„Die Frage, die wir uns als Europäer stellen müssen, lautet:

Fühlen wir uns wohl dabei, wenn Personen wie Trump, Meta-CEO Mark Zuckerberg und X-Eigentümer Elon Musk die Hoheit über unsere Daten haben?”

Die Antwort war eindeutig „Nein“.

In ähnlicher Weise hat die Bundeswehr kürzlich die Entwicklung einer Open-Source-Plattform in Auftrag gegeben, die Microsoft 365 ersetzen soll, und zwar über das staatliche Zentrum Digitale Souveränität ¹³. Diese Beispiele veranschaulichen eine in Europa immer präsentere Stimmung:

Der Status quo ist nicht mehr akzeptabel.

Was als IT-Problem (Sicherheit, Datenschutz) begann, ist mittlerweile zu einem strategischen Problem (Autonomie, Widerstandsfähigkeit) auf nationaler und unternehmerischer Ebene geworden.

Für Marken- und Produktmanager im Konsumgütersektor der EU ist die Botschaft klar.

Es ist an der Zeit, die Software und Dienste, die hinter etwas so Grundlegendem wie der Produktdokumentation stehen, neu zu bewerten.

Anleitungen und Produktanleitungen mögen auf den ersten Blick nicht geopolitisch sensibel erscheinen.

Wenn jedoch die Tools zu ihrer Erstellung von anderen kontrolliert werden, könnten Unternehmen in ein geopolitisches Kreuzfeuer geraten oder einfach den Richtlinien eines ausländischen Anbieters ausgeliefert sein.

Es besteht zunehmend Einigkeit darüber, dass Europa eigene Alternativen entwickeln und einführen muss, wo dies möglich ist – nicht aus Protektionismus, sondern um Kontinuität, Compliance und Kontrolle zu gewährleisten.

Der nächste Abschnitt dieses Whitepapers schlägt eine konkrete Lösung vor: einen europäischen alternativen „Stack“ für Produktliteratur-Workflows, der nach den Prinzipien der Offenheit, Souveränität und Einfachheit konzipiert ist.

Ein alternativer europäischer Stack: offen, souverän und einfach

Um die oben genannten Schwachstellen zu beheben, schlagen wir einen europäischen alternativen Stack (oder sogar mehrere konkurrierende Stacks) für die Erstellung, Übersetzung und Publishing von Produktdokumentationen vor.

Dieser Stack legt den Schwerpunkt auf …

• Open-Source-Tools,

• offene Standards und

• europäische Dienste, um sicherzustellen, dass europäische Unternehmen unabhängig von geopolitischen Entwicklungen und sicher innerhalb der europäischen Rechtsrahmen agieren können. Das Ziel besteht nicht darin, das Rad in jedem Fall neu zu erfinden, sondern einen praktischen Workflow mit bewährten Technologien zu entwickeln, der mit den europäischen Werten Transparenz, Datenschutz und Interoperabilität im Einklang steht.

Entscheidend ist, dass dieser Ansatz auch auf Einfachheit abzielt.

Viele Formen von Produktliteratur erfordern weder die aufwendigen Funktionen einer DTP-Software für Unternehmen noch die Komplexität eines datenbankgestützten Content-Management-Systems.

Durch den Einsatz „schlanker“ Formate und Tools können Unternehmen Komplexität reduzieren und sich auf die Bereitstellung hochwertiger Inhalte konzentrieren.

Wichtige Komponenten des vorgeschlagenen Stacks:

• Markdown für die Erstellung von Inhalten (Verfassen und grundlegende Formatierung von Text und Bildern).

• Pandoc für die Formatkonvertierung aus einer Quelle (Umwandlung von Markdown in erforderliche Ausgabeformate wie PDF oder Word und insbesondere in HTML).

• DeepL (oder ein ähnlicher KI-Übersetzungsdienst mit Sitz in der EU) für die sprachliche Übersetzung von Inhalten.

• Lightweight HTML / CSS für die finale Bereitstellung (in Form sogenannter Web Manuals, die responsiv und barrierefrei sind und optional von Anbietern oder Anwendern ausgedruckt werden können).

• Open-Source-Webserver oder Content-Management-Systeme, die in der EU gehostet werden, für die Bereitstellung von Inhalten (Beispiele sind Apache oder Nginx).

Im Folgenden beschreiben wir jede Komponente im Detail und erläutern, wie sie die derzeit verwendeten US-amerikanischen Tools ersetzt oder ergänzt.

Außerdem liefern wir Beispiele aus der Praxis und Referenzen, um die Durchführbarkeit dieses Ansatzes zu veranschaulichen.

Markdown – „Leichtgewichtiges“ Markup für die Erstellung von Inhalten

Worum handelt es sich?

Markdown ist eine einfache („leichtgewichtige“) Auszeichnungssprache zum Erstellen formatierter Texte unter Verwendung einer einfachen Textsyntax.

Im Wesentlichen ermöglicht Markdown es jedem Anwender, Inhalte in einer einfachen Textdatei mit grundlegenden Anmerkungen (wie „ _“ für Fettdruck, „-“ für Aufzählungspunkte und „#“ für Überschriften) zu schreiben, die dann in formatierte Dokumente (HTML, PDF usw.) konvertiert werden können.

Markdown wurde 2004 vom Technologie-Blogger John Gruber entwickelt. Das Designziel von Markdown war Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit – eine Möglichkeit für Autoren, Text ohne proprietäre Software zu formatieren.

Markdown-Dateien haben in der Regel die Erweiterung .md und können mit jedem Texteditor geöffnet werden.

So funktioniert’s

Wenn ein Benutzer eine Markdown-Datei geschrieben hat, kann er sie mit einem beliebigen Markdown-Prozessor (Software) in das gewünschte Ausgabeformat konvertieren – in der Regel ist dies HTML für das Web oder PDF für den Druck.

Es gibt Hunderte von Markdown-Editoren und -Prozessoren, von minimalistischen Desktop-Anwendungen bis hin zu integrierten Schreibumgebungen, die eine Vorschau des formatierten Ergebnisses in Echtzeit anzeigen.

Trotz ihrer Unterschiede erfüllen alle Markdown-Tools im Wesentlichen denselben Zweck:

Sie wandeln den einfachen Text und die sichtbaren Markierungen in eine formatierte Ausgabe um (in der Regel, indem sie zunächst in HTML und dann, falls erforderlich, in PDF oder andere Formate konvertiert werden).

Markdown ist nicht etwas, das man besitzt, sondern etwas, das man weiß

Markdown verzichtet bewusst auf viele Funktionen, die in Microsoft Word oder Adobe InDesign zu finden sind.

Es war nie als WYSIWYG-Umgebung für die Erstellung visuell reichhaltiger, komplexer Dokumente gedacht.

Als Dateiformat bettet Markdown keine Schriftarten ein und bietet auch keine Tools und Anweisungen für komplexe Seitenlayouts.

Für die meisten Anleitungen von Verbraucherprodukten ist Markdown jedoch mehr als ausreichend.

Es verarbeitet unter anderem Überschriften, Absätze, Aufzählungslisten, nummerierte Listen, Links, Bilder, Tabellen und grundlegende Formatierungen (fett, kursiv) – was den Großteil der für Anleitungen erforderlichen Formatierungen abdeckt.

Wie in einem Markdown–Leitfaden erwähnt wird, ist Markdown „fast and easy” – ein Werkzeug für die Erstellung von Inhalten für das Internet oder den Druck und mehr als ausreichend für einfache Dokumente wie Berichte oder Briefe.

Da Markdown-Dokumente lediglich aus Text bestehen, kann jeder die Grundlagen innerhalb einer Stunde erlernen und mit dem Schreiben beginnen.

Es sind keine teuren Lizenzen oder ein leistungsstarker Computer erforderlich – ein einfacher Texteditor (oder einer der vielen kostenlosen Markdown-Editoren) reicht aus.

Diese Flexibilität macht den Schreibprozess zugänglicher und fördert die Zusammenarbeit.

Teammitglieder können Markdown sogar gleichzeitig in einem gemeinsamen Repository unter Verwendung von Versionskontrollmechanismen bearbeiten, ohne sich um die Kompatibilität der verwendeten Software Gedanken machen zu müssen.

Aus der Perspektive digitaler Souveränität ist Markdown ein offener Standard.

Es gehört keinem Unternehmen, und es gibt mehrere Implementierungen.

Das bedeutet, dass Inhalte in einem zukunftssicheren Format gespeichert werden.

Eine Markdown-Datei aus dem Jahr 2025 wird wahrscheinlich auch im Jahr 2045 noch lesbar und konvertierbar sein, unabhängig davon, welche Tools zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind, da es sich um reinen Text handelt.

Inhaltsersteller sind nicht an die Softwareversion oder das Dateiformat eines einzelnen Anbieters gebunden, um ihre eigenen Inhalte abzurufen.

Wie Collabora (ein europäisches Open-Source-Unternehmen) es ausdrückt, ist es gefährlich, sich zu sehr auf Technologien zu verlassen, die nicht überprüft oder verstanden werden können.

Markdown hingegen kann in jedem Texteditor geöffnet und überprüft werden – nichts bleibt verborgen.

Benutzerfreundlichkeit und Fokus auf Inhalte

Nicht-technische Teams könnten sich fragen: Ist Markdown vielleicht zu „technisch” oder zu kompliziert für den täglichen Gebrauch?

In der Praxis finden tatsächlich viele Anwender Markdown einfacher als die Verwendung komplexer Textverarbeitungsprogramme, sobald die erste Schulung abgeschlossen ist.

Es gibt WYSIWYG-ähnliche Markdown-Editoren (einige sehen ähnlich aus wie Microsoft Word, erzeugen aber „unter der Haube” Markdown).

Darüber hinaus fördert das Schreiben in Markdown die Konzentration auf den Inhalt statt auf die Formatierung.

Autoren müssen sich nicht mit Seitenrändern oder Schriftarten befassen (was in herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen oft zeitaufwendig ist und zu Redundanzen führt), sondern markieren einen Abschnitt einfach als Überschrift oder Liste und fahren fort.

Die Konsistenz wird durch das Design der Auszeichnungssprache gewährleistet.

So haben mehrere Organisationen Markdown für interne Dokumentationen und Handbücher übernommen.

GitLab, ein DevOps-Plattformunternehmen, verwendet ein Markdown-basiertes System für seine gesamte interne Dokumentation, sodass Hunderte von Mitarbeitern zu Dokumenten beitragen können, ohne Formatierungsprobleme befürchten zu müssen.

Im Bereich der Produktdokumentation verwenden viele Open-Source-Softwareprojekte Markdown zum Verfassen von Benutzerhandbüchern, die dann im Internet oder als PDF-Dateien veröffentlicht werden.

Wenn Softwareentwickler und Laien, die zu Open-Source-Projekten beitragen, Markdown für die Dokumentation problemlos handhaben können, dann können dies auch Produktteams in Konsumgüterunternehmen.

Außerdem unterstützt Markdown mehrsprachige Inhalte gut, da es sich um reinen Text handelt.

Technische Redaktionen können separate Dateien pro Sprache verwalten oder sogar Tools zur Verwaltung von Übersetzungen verwenden (beispielsweise um Absätze in verschiedenen Sprachen in der Versionskontrolle aufeinander abzustimmen).

Es gibt neue Konventionen für die Kombination von Markdown mit Translation-Memory-Systemen oder das Einbetten von Kommentaren für Übersetzer, was es sehr flexibel macht.

Übersetzungsmanagementsysteme wie das tschechische Phrase unterstützen bereits die Verarbeitung von Inhalten im Markdown-Format. 10

Pandoc – Single-Source-Publishing und Formatkonvertierung

Worum handelt es sich?

Pandoc ist ein universeller Open-Source-Dokumentenkonverter, der von John MacFarlane entwickelt wurde.

Es wird oft als das Schweizer Taschenmesser der Dokumentkonvertierung bezeichnet.

Pandoc kann eine Datei in einem Format (beispielsweise Markdown, Word, HTML oder LaTeX) in Dutzende anderer Formate konvertieren.

In unserem vorgeschlagenen Stack spielt Pandoc eine zentrale Rolle, da es Single-Source-Publishing ermöglicht.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Inhalte einmal (in Markdown) schreiben und dann automatisch die gewünschte Ausgabe generieren können – einschließlich Webseiten, PDF-Anleitungen, Word-Dokumenten, E-Books und mehr.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Verwendung von Markdown nicht den Verlust der Kompatibilität mit der Außenwelt bedeutet. Bei Bedarf können Sie weiterhin ein professionelles PDF oder eine Word-Datei für einen Geschäftspartner erstellen.

Pandoc ist eine kostenlose Open-Source-Software, die unter der GPL-Lizenz veröffentlicht wurde ¹⁴. Sie hat sich als Backend für Publishing-Workflows in Wissenschaft, Verwaltung und Industrie weit verbreitet.

Tatsächlich wird Pandoc in vielen Organisationen häufig als Schreibwerkzeug und als Grundlage für Publishing-Workflows eingesetzt.

Es ist bekannt, dass es neben Markdown und HTML eine Vielzahl weiterer Formate unterstützt, darunter reStructuredText, DocBook XML, EPUB und Microsoft Word DOCX, um nur einige zu nennen.

Dies bedeutet, dass Pandoc auch als Migrationshilfe dienen kann:

Wenn eine Organisation über ältere Dokumentationen in Formaten wie Microsoft Word verfügt, kann Pandoc diese in Markdown (oder ein anderes verwaltbares Format) konvertieren, sodass Sie nicht von Ihren älteren Inhalten ausgeschlossen werden ¹⁵.

Wie es in den Stack passt

In einem vereinfachten Workflow wird Pandoc verwendet, sobald ein Markdown-Dokument (oder eine Reihe von Dokumenten) fertig ist, um Folgendes zu tun:

• Erstellen Sie eine HTML-Version der Inhalte und wenden Sie eine Vorlage für ein einheitliches Design an.

• Optional kann eine PDF-Datei erstellt werden.

Pandoc kann PDFs über LaTeX erstellen, indem es Browser-Engines nutzt oder andere HTML-zu-PDF-Konvertierungstools wie Prince XML von YesLogic Pty Ltd, einem Unternehmen mit Sitz in Melbourne, Australien, verwendet.

Dies ist nützlich, wenn neben der Webversion weiterhin gedruckte Handbücher oder herunterladbare PDFs benötigt werden.

• Generieren Sie bei Bedarf andere Formate (beispielsweise DOCX, wenn ein Partner oder eine Aufsichtsbehörde auf diesem Format besteht, oder eine EPUB-E-Book-Version).

Pandoc ersetzt somit die Rolle von Adobe InDesign oder den Exportfunktionen von Microsoft Word in traditionellen Workflows.

Anstatt Seiten in InDesign nach Anleitung für den Druck zu layouten und dann separat HTML-Seiten für das Web zu erstellen, kann Pandoc beides aus derselben Quelle ausgeben.

Dies spart nicht nur Arbeit, sondern gewährleistet auch Konsistenz – der Inhalt ist über alle Formate hinweg identisch, und Aktualisierungen müssen nur an einer Stelle vorgenommen werden.

Dieses Prinzip der „einzigen Quelle der Wahrheit” ist eine moderne Best Practice in der Dokumentation.

Offen, kostenlos und transparent

Da Pandoc Open Source ist, ist der Konvertierungsprozess gut dokumentiert und anpassbar.

Entwickler und Autoren mit grundlegenden HTML-Kenntnissen können Vorlagen anpassen, beispielsweise durch Hinzufügen von Metadaten wie Autorennamen und Datumsangaben zu allen gerenderten Dokumenten.

Dies steht im Gegensatz zu proprietären Tools, bei denen Benutzer häufig auf vordefinierte Exportoptionen und Black-Box-Verhalten beschränkt sind.

Automatisierung

Pandoc kann skriptgesteuert werden.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine automatisierte Pipeline einrichten (unter Verwendung einfacher Skripte oder Makefiles), bei der Pandoc jedes Mal, wenn eine Markdown-Datei aktualisiert wird, HTML-/PDF-Ausgaben neu generiert.

Dies führt im Wesentlichen zu einer kontinuierlichen Integration in die Dokumentation – eine moderne, effiziente Vorgehensweise.

Dadurch entfallen wiederholte manuelle Exportschritte und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird reduziert.

Konvertierungsgenauigkeit

Im Laufe der Jahre hat sich Pandoc bei der Konvertierung zwischen verschiedenen Formaten als sehr robust erwiesen.

Es wird kontinuierlich von einer Community von Mitwirkenden verbessert.

Zwar ist kein Konverter zu 100 % perfekt, doch dank der Unterstützung von Pandoc für Word können Sie beispielsweise selbst dann, wenn ein Kollege weiterhin in Word schreiben möchte, dessen DOCX-Datei in Ihren Workflow integrieren und mit minimalen Verlusten in Markdown konvertieren oder umgekehrt.

Verwendung in der Industrie

Viele Organisationen vertrauen auf Pandoc.

So hat beispielsweise der britische National Health Service (NHS) Pandoc zeitweise in einem Toolkit zur Konvertierung von Richtliniendokumenten eingesetzt.

Wissenschaftliche Verlage nutzen Pandoc, um aus einem einzigen Manuskript mehrere Ausgabeformate zu generieren.

Die bloße Existenz von 36 Unternehmen, die in einer einzigen Tech-Stack-Liste aufgeführt sind und Pandoc verwenden (mit Namen aus den USA und Europa), zeugt von seiner Nützlichkeit.

Für Manager ist es vielleicht kein bekannter Name, aber es ist ein zuverlässiges Arbeitstier bei der Konvertierung von Inhalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Pandoc den technischen „Klebstoff” liefert, der es ermöglicht, ein leichtgewichtiges Format wie Markdown nahtlos in traditionelle Lieferungen zu integrieren.

Es stellt sicher, dass die Einführung einer souveränen, offenen Toolchain nicht mit Einbußen bei der Ausgabequalität oder Kompatibilität einhergeht.

Als kostenloses Open-Source-Tool eliminiert Pandoc auch die Lizenzkosten in dieser Phase des Workflow und beseitigt eine weitere Abhängigkeit vom Ökosystem eines einzelnen Anbieters. 11

DeepL – Hochwertige Übersetzungen innerhalb Europas

Worum handelt es sich?

DeepL ist ein neuronaler maschineller Übersetzungsdienst, der von einem europäischen Unternehmen (DeepL GmbH mit Sitz in Köln, Deutschland) ins Leben gerufen wurde.

In den letzten Jahren hat er sich einen Ruf für seine Übersetzungsqualität erworben, die oft als besser als die von Google Translate angesehen wird, insbesondere für viele europäische Sprachpaare.

Der Dienst von DeepL kann über eine Webschnittstelle, Desktop-Anwendungen oder eine API für programmatische Übersetzungen genutzt werden.

Insbesondere betreibt DeepL seine Rechenzentren in Europa und unterliegt den Datenschutzgesetzen der EU, was europäischen Unternehmen, die Bedenken haben, Daten zur Übersetzung an US-Server zu senden, Sicherheit geben kann.

Wenn Unternehmen heute auf Google Translate setzen, kann der Wechsel zu DeepL mehrere Vorteile mit sich bringen:

Qualität

Zahlreiche unabhängige Bewertungen und Nutzervergleiche haben ergeben, dass die Übersetzungen von DeepL für Sprachen wie Deutsch, Französisch, Spanisch und Italienisch natürlicher und genauer klingen.

In einer Blindtest-Analyse wurde DeepL als der präziseste Übersetzer bewertet und „schlug sogar Google Translate” in vielen Szenarien.

Beispielsweise ergab eine Untersuchung der Übersetzung vom Französischen ins Englische, dass DeepL eine Korrektheitsrate von 99 % aufwies, während Google nur 84 % erreichte.

DeepL ist besonders stark im Bereich technischer und formeller Texte, wie sie häufig in Anleitung vorkommen.

Eine Bewertung kam zu folgendem Schluss:

„DeepL wird im Allgemeinen als qualitativ hochwertiger bewertet … wenn Sie die genauesten und natürlichsten Übersetzungen wünschen, ist DeepL in der Regel die beste Option. ¹⁶“

Bessere maschinelle Erstübersetzungen bedeuten weniger Nachbearbeitungsaufwand für menschliche Übersetzer und beschleunigen den Workflow.

Europäische Datenhoheit

Durch die Verwendung von DeepL bleiben die Übersetzungsdaten innerhalb der Europäischen Union.

Dies verringert das Compliance-Risiko.

Unternehmen, die mit sensiblen Produktinformationen oder Benutzerdaten in Dokumentationen umgehen, können DeepL unter den DSGVO-Richtlinien mit größerer Zuversicht nutzen als einen US-amerikanischen Dienst, bei dem Daten möglicherweise abgegriffen werden oder dem Zugriff der US-Regierung unterliegen.

Die Datenschutzrichtlinie von DeepL ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet (bei Verwendung der Pro-Version werden Texte nicht langfristig gespeichert).

Features

DeepL bietet Funktionen wie die Auswahl des Formalitätsgrades (formeller/informeller Ton), was bei der Anpassung von Kundentexten in Sprachen mit Höflichkeitsstufen hilfreich sein kann.

Außerdem werden Glossare unterstützt (um sicherzustellen, dass Produktnamen oder bestimmte Begriffe konsistent übersetzt werden).

Diese Funktionen sind für die Erstellung einer professionellen Anleitung von großer Bedeutung.

Google Translate wurde verbessert, hat jedoch manchmal noch Schwierigkeiten mit dem Kontext, während DeepL den Kontext oft besser beibehält und weniger gravierende Fehler in Anleitungen macht (wie beispielsweise das Verwechseln von Fachbegriffen).

Integration

DeepL bietet eine API.

Das bedeutet, dass wir die Übersetzung in unseren Workflow integrieren können.

Nachdem beispielsweise der englische Inhalt in Markdown geschrieben wurde, könnte ein Skript den Text an die API von DeepL senden, um Übersetzungen beispielsweise für Deutsch und Französisch zu erhalten und entsprechende Markdown-Dateien oder Einfügungen zu erstellen.

Dies kann halbautomatisiert erfolgen und anschließend von menschlichen Übersetzern oder Muttersprachlern überprüft und optimiert werden.

Die Idee dahinter ist die Ergänzung und nicht der vollständige Ersatz menschlicher Übersetzungen, wenn eine hohe Genauigkeit erforderlich ist, sondern die Bereitstellung einer soliden Ausgangsbasis.

Viele Übersetzungsagenturen nutzen DeepL selbst als Teil ihres Prozesses, da es die Produktivität steigert.

Es ist erwähnenswert, dass DeepL eine Vielzahl europäischer Sprachen (und einige asiatische Sprachen) unterstützt.

Seit 2025 unterstützt DeepL mehr als 30 Sprachen, darunter alle offiziellen EU-Sprachen und weitere Sprachen wie Chinesisch und Japanisch ¹⁷. Auch wenn DeepL einige Sprachen mit geringer Nachfrage möglicherweise noch nicht unterstützt, deckt es doch die überwiegende Mehrheit der Sprachen ab, die europäische Konsumgüterunternehmen für ihre Dokumentation benötigen.

Wenn eine Sprache nicht unterstützt wird, kann man in diesen speziellen Fällen auf andere Übersetzungsmethoden zurückgreifen.

Für die meisten Anforderungen des EU-Marktes ist DeepL jedoch ausreichend.

Vergleich mit Google Cloud Translate in der Praxis

In Bezug auf die Kosten ist die API von DeepL etwas teurer als die von Google (beispielsweise etwa 25 USD pro Million Zeichen für DeepL gegenüber 20 USD für Google Translate).

Der Unterschied ist jedoch oft durch die Qualität gerechtfertigt.

Bei typischen Dokumentationen (beispielsweise einer Anleitung mit 10.000 Wörtern ≈ 60.000 Zeichen) ist der Kostenunterschied bei einer einmaligen Übersetzung vernachlässigbar.

Selbst bei einer Skalierung auf Millionen von Zeichen kann der Qualitätsgewinn den Bedarf an kostspieligen menschlichen Überarbeitungen reduzieren und so die Kosten ausgleichen.

Darüber hinaus können Unternehmen durch den strategischen Einsatz von DeepL (beispielsweise zur Übersetzung nur der neuen oder geänderten Texte in Updates) ihre Kosten effizient halten.

Der Fokus liegt hier auch auf der Souveränität:

Das Wissen, dass Sie einen europäischen Anbieter bezahlen, der Ihre Daten gemäß EU-Recht behandelt, könnte den geringen Aufpreis an sich schon wert sein.

Die Erfolgsgeschichte von DeepL ist ein Beweis für das Potenzial Europas im Bereich der KI – ein Beispiel für einen einheimischen, weltweit führenden Dienst.

Durch dessen Einsatz sichern sich europäische Unternehmen nicht nur bessere Übersetzungen, sondern unterstützen auch die europäische KI-Branche und entsprechen damit dem übergeordneten strategischen Ziel, nicht alle digitalen Dienste an ausländische Giganten abzugeben.

HTML & CSS – barrierefreie, portable Web Manuals

Worum handelt es sich?

HTML (HyperText Markup Language) und CSS (Cascading Style Sheets) sind die Grundbausteine des Webs.

HTML definiert die Struktur und den Inhalt einer Seite (Überschriften, Absätze, Listen, Bilder usw.), während CSS definiert, wie dieser Inhalt dargestellt wird (Layout, Farben, Schriftarten usw.).

Zusammen ermöglichen HTML und CSS die Erstellung flexibler, reaktionsschneller und barrierefreier Dokumente, die auf jedem Gerät mit einem Webbrowser angezeigt werden können.

Im Gegensatz zu einer PDF-Datei oder einer gedruckten Seite passt sich ein HTML-basiertes Dokument automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an (eine Funktion, die als Responsivität bezeichnet wird) und kann interaktive Funktionen oder Multimedia-Elemente enthalten.

Verwendung von HTML und CSS für die Produktdokumentation

In dem vorgeschlagenen Stack erstellen wir eine HTML-Version der Anleitung und gestalten sie mit CSS so, dass sie den Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Branding und Lesbarkeit entspricht.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer Plattform wie Squarespace oder eines umfangreichen CMS zur Anzeige von Inhalten.

Das Ergebnis ist im Wesentlichen eine statische Website (die so einfach wie eine einseitige Anleitung oder eine umfangreiche Sammlung miteinander verknüpfter Seiten für verschiedene Produkte, Anleitung und Sprachen sein kann).

Die Verteilung von Anleitungen als HTML-/CSS-Webinhalte bietet mehrere Vorteile:

Universeller Zugriff

Jeder, der über einen Webbrowser verfügt, kann die Anleitung lesen – sei es auf einem Desktop-PC, einem Mac, einem Tablet oder einem Smartphone.

Benutzer müssen keinen PDF-Reader herunterladen und müssen sich keine Gedanken über die Dateikompatibilität machen.

Wenn ein Kunde beispielsweise einen QR-Code auf einer Produktverpackung scannt, um die Anleitung zu erhalten, wird ein HTML-Web Manual sofort im Browser seines Smartphones geöffnet.

Einfache Aktualisierungen

Wenn ein Tippfehler oder ein Fehler in der Anleitung gefunden wird, kann die HTML-Seite auf dem Server sofort aktualisiert werden, sodass die Benutzer stets die neueste Version sehen.

Im Vergleich dazu kann es bei einer PDF-Datei vorkommen, dass Benutzer eine veraltete Version heruntergeladen haben und nicht bemerken, dass eine Aktualisierung vorgenommen wurde.

Interaktive Inhalte und Multimedia-Funktionen

HTML-Anleitungen sind nicht auf statischen Text beschränkt.

Sie können Anleitungsvideos, interaktive Diagramme oder sogar einfache Skripte für Widgets wie Produktkonfigurationsrechner einbetten.

Viele moderne Verbraucher bevorzugen ein reichhaltiges Medienerlebnis, wenn sie sich über ein Produkt informieren, was HTML bieten kann (während eine Anleitung in Papierform dies offensichtlich nicht kann und ein PDF statisch und umfangreich ist und keinen zuverlässigen Mechanismus zum Einbetten von Audio- oder Videodateien bietet).

Barrierefreiheit

Webstandards bieten eine starke Unterstützung für die Barrierefreiheit (beispielsweise Bildschirmleseprogramme für Sehbehinderte).

Bei korrekter Strukturierung kann eine HTML-Anleitung weitaus barrierefreier sein als ein PDF oder eine gedruckte Broschüre.

Bilder können durch die Bereitstellung von Alternativtext barrierefrei gestaltet werden.

Kontrastreiche Modi können CSS verwenden, um die Sichtbarkeit zu verbessern.

Die Textgröße kann auch mithilfe von Browsersteuerelementen oder Stilumschaltern geändert werden.

All diese Funktionen sind für die Einhaltung der Barrierefreiheitsvorschriften unerlässlich.

Die Europäische Barrierefreiheitsrichtlinie verlangt beispielsweise barrierefreie Dokumentationen für viele Produktgruppen ¹⁸. Die Bereitstellung in HTML/CSS kann die Erfüllung dieser Anforderungen vereinfachen.

Lokalisierung und Sprachumschaltung

Bei mehrsprachigen Handbüchern kann eine Webversion ein einfaches Umschalten zwischen den Sprachen ermöglichen (beispielsweise über ein Dropdown-Menü), und die Struktur kann aus Gründen der Konsistenz für alle Sprachen identisch sein.

Dies ist ein sehr benutzerfreundlicher Ansatz, insbesondere im Vergleich zum Umgang mit mehreren PDF-Dateien.

Performanz und geringe Dateigrößen

HTML-/CSS-Anleitungen sind sehr kompakt – insbesondere, wenn sie hauptsächlich aus Text und einigen Bildern bestehen.

Anstatt den Benutzer zu zwingen, eine 5 MB große PDF-Datei herunterzuladen, kann eine HTML-Seite nur wenige hundert KB groß sein (zuzüglich Bilder, die optimiert werden können).

Dies ist ein wichtiger Aspekt für Benutzer mit langsamen oder bandbreitenbeschränkten mobilen Internetverbindungen.

Außerdem werden dadurch die Serverauslastung und die Kosten (Bandbreite) reduziert.

Gestaltung und Professionalität

Ein offensichtliches Anliegen vieler Verbrauchermarken ist die Einhaltung von Design- und Corporate-Design-Vorgaben.

Kann eine HTML-Anleitung genauso gut aussehen wie ein professionell gesetztes PDF- oder gedrucktes Handbuch?

Bei der Verwendung von modernem CSS lautet die Antwort für die überwiegende Mehrheit der Anwendungsfälle „Ja“.

Unternehmen können einen CSS-Styleguide erstellen, um zu gewährleisten, dass ihre Web Manuals die richtigen Schriftarten, Farben und Abstände haben – und sogar das Layout von Druckerzeugnissen nachahmen, sofern dies erforderlich ist.

Techniken wie CSS-Stile für Printmedien ermöglichen es, Regeln festzulegen, die sicherstellen, dass eine HTML-Seite beim Drucken oder Speichern einer PDF-Datei ansprechend aussieht.

Mithilfe von CSS Media Queries können Designer unterschiedliche Designregeln für Printmedien erstellen und so Elemente hinzufügen oder weglassen, die für den Druck nicht relevant sind.

Tatsächlich ist HTML/CSS mittlerweile so leistungsfähig, dass einige digitale Publishing-Systeme diese Technologie „unter der Haube“ zur Erstellung von PDFs verwenden.

Darüber hinaus kann ein einheitliches Branding (Logos, Unternehmensfarben) in Dokumentationsvorlagen „eingebaut“ werden.

Somit entspricht jedes Kapitel eines Handbuchs oder jede „Read me“-Datei automatisch den Identitätsrichtlinien des Unternehmens, sodass Designer nicht mehr wie bei einem herkömmlichen Publishing-Workflow jedes Dokument manuell anpassen müssen.

Trend in der Praxis

Viele Unternehmen haben ihre Dokumentation bereits auf Webplattformen umgestellt – dies ist sowohl bei Software- als auch bei Hardware-Dokumentationen zu beobachten.

Beispielsweise unterhalten große Technologieunternehmen häufig Online-„Wissensdatenbanken” für ihre Produkte, anstatt sich ausschließlich auf gedruckte Anleitungen zu verlassen.

Das Konzept des „Docs-as-Code”-Ansatzes (Behandlung von Dokumentationen ähnlich wie Code, Verwendung von Textformaten und Versionskontrolle) hat aufgrund seiner Effizienz und Zuverlässigkeit an Popularität gewonnen.

Unsere vorgeschlagene Markdown→HTML-Pipeline ist eine Variante von „Docs-as-Code” und erzeugt Webseiten, die problemlos in der Domain eines Unternehmens gehostet werden kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bereitstellung von Anleitungen als responsive HTML-Seiten mit perfektem Design nicht nur machbar ist, sondern auch zunehmend von Nutzern erwartet wird, die es gewohnt sind, Informationen online zu finden.

Dies entspricht den Prinzipien der Einfachheit und der modernen Benutzererfahrung und befreit gleichzeitig die Inhalte von proprietären Einschränkungen.

Und was für unser Thema wichtig ist: Eine in Europa gehostetes HTML-Anleitung hält die Verteilung unter europäischer Kontrolle – es besteht also keine Abhängigkeit von einem in den USA ansässigen Hosting-Dienst.

Open-Source-Hosting und -Bereitstellung mit Sitz in der EU

Worum handelt es sich?

Sobald eine Marke Produktliteratur im HTML-/CSS-Format erstellt hat, muss diese Produktliteratur den Endnutzern zur Verfügung gestellt werden, wofür eine Form von Webhosting erforderlich ist.

Eine Webhosting-Lösung macht Inhalte (in der Regel HTML-Seiten und verlinkte Medien) über das World Wide Web verfügbar; dafür ist nicht unbedingt ein komplexes Content-Management-System erforderlich.

Wir empfehlen hier die Verwendung von Open-Source-Webservern oder CMS-Lösungen, die auf Servern innerhalb der EU gehostet werden.

Die beiden weltweit am häufigsten verwendeten Webserver sind Apache HTTP Server und Nginx, beide Open Source (Apache wurde ursprünglich von einer US-amerikanischen Open-Source-Community entwickelt, Nginx vom russischen Entwickler Igor Sysoev, aber beide sind mittlerweile globale Projekte mit starker Nutzung in Europa).

Es gibt auch leichtgewichtige Optionen wie Caddy und lighttpd.

Entscheidend ist, dass die Software, mit welcher der Server läuft, Open-Source ist (geprüft, sicher, keine Hintertüren) und dass das physische Hosting in einem Rechenzentrum oder einer Cloud in der EU erfolgt.

Für einen einfachen Ansatz könnte ein Unternehmen einen beliebigen Hosting-Anbieter mit Sitz in der EU für das Hosting statischer Dateien nutzen – viele Hoster in Europa bieten statische Websites zu sehr günstigen Preisen an.

Wenn für nicht-technische Mitarbeiter eine gewisse Interaktivität oder eine Content-Management-Schnittstelle gewünscht wird, könnte ein Open-Source-Flatfile-CMS wie MkDocs oder Wiki.js auf einem EU-Server installiert werden.

Diese Tools bieten benutzerfreundliche Oberflächen, speichern Daten jedoch in Markdown und stellen Inhalte als HTML bereit.

Souveränität und rechtliche Zuständigkeit

Durch das Hosting innerhalb der EU wird sichergestellt, dass die europäischen Datenschutzgesetze (beispielsweise DSGVO) uneingeschränkt gelten und dass die Inhalte nicht ausländischen Vorladungen oder Überwachungsmaßnahmen unterliegen, wie dies bei einem Hosting in den USA der Fall wäre. Durch das Hosting in Europa werden auch potenzielle Probleme mit Exportbeschränkungen vermieden – es ist unwahrscheinlich, dass die EU jemals Sanktionen gegen sich selbst verhängen oder ihren eigenen Unternehmen den Zugriff auf ihre Daten einschränken würde.

Das bedeutet, dass das Hosting von Produktliteratur auf einem EU-Server eine Möglichkeit darstellt, die Verfügbarkeit von Dokumentation unabhängig von internationalen Disputen zu gewährleisten.

Dies ist ein Grund, warum niederländische Gesetzgeber sich 2025 ausdrücklich für eine „Cloud-Service-Plattform unter niederländischer Kontrolle” eingesetzt haben – um sicherzustellen, dass kritische Dienste unabhängig von politischen Veränderungen in den USA weiterlaufen können ¹⁹.

Zuverlässigkeit und Kontrolle

Open-Source-Webserver sind für ihre Zuverlässigkeit und Leistung bekannt.

Über 40 % der Websites weltweit werden von Apache oder Nginx bereitgestellt.

Durch die Verwendung einer dieser Serveranwendungen ist ein Unternehmen nicht an den Hosting-Stack eines bestimmten Anbieters gebunden.

Wenn es bei einem Hosting-Anbieter Probleme gibt, kann die gesamte Website – da keine proprietären Abhängigkeiten bestehen – mit minimalem Aufwand zu einem anderen Anbieter verlegt werden.

Diese Flexibilität ist eine bewährte Methode zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität.

Sie ermöglicht bei Bedarf auch die Integration mit europäischen Content Delivery Networks (CDNs) für globale Leistung, während der Informationsanbieter gleichzeitig die Kontrolle darüber behält, wo Inhalte gespeichert und zwischengespeichert werden.

Sicherheit

Man könnte sich fragen, ob der Verzicht auf Hosting durch etablierte US-Anbieter einen Verlust an Sicherheit bedeutet.

In Wirklichkeit werden Open-Source-Server von der globalen Community rigoros getestet.

Patches für Schwachstellen sind schnell verfügbar und können von Administratoren angewendet werden.

Da unser vorgeschlagener Stack relativ einfach ist (statische oder Flat-File-Inhalte), ist die Angriffsfläche im Vergleich zu einem komplexen dynamischen CMS zudem kleiner.

Geringere Komplexität bedeutet oft weniger Sicherheitslücken und eine einfachere Wartung ²⁰.

Beispiel: Nextcloud für die interne Zusammenarbeit

Obwohl der Schwerpunkt dieses Dokuments auf Publishing von Literatur zu Verbraucherprodukten liegt, ist es erwähnenswert, dass es für die interne Dateifreigabe und Zusammenarbeit (die oft mit der Erstellung von Dokumentationen einhergeht) europäische Open-Source-Alternativen wie Nextcloud gibt (eine in Deutschland entwickelte Plattform für Dateifreigabe und Zusammenarbeit, die oft als Alternative zu Google Drive / Dropbox bezeichnet wird).

Nextcloud ermöglicht es Unternehmen und Teams, Dateien auf Servern zu teilen und zu bearbeiten, die ihnen gehören und die sie kontrollieren.

Ein Unternehmen könnte Nextcloud beispielsweise nutzen, um seine Markdown-Dateien zu speichern oder um mehreren Beteiligten die Überprüfung von Inhalten zu ermöglichen.

Dadurch wird sichergestellt, dass Entwürfe nicht auf Google Drive oder Microsoft OneDrive gespeichert werden müssen.

Nextcloud wurde von vielen europäischen Institutionen (Städten, Universitäten) genau aus den in den vorangegangenen Abschnitten dieses Dokuments diskutierten Gründen der Souveränität eingeführt.

Obwohl es nicht Teil der „Publishing“-Pipeline an sich ist, passt es in das Gesamtbild, jedes Glied in der Kette durch eine souveräne Alternative zu ersetzen.

Vorbereitung auf das Schlimmste, um systemische Schocks zu vermeiden

Während früherer geopolitischer Ereignisse (beispielsweise US-Sanktionen gegen bestimmte Länder oder der Russland-Ukraine-Konflikt, der dazu führte, dass Unternehmen zeitnah auf russische Software verzichten wollten oder mussten) waren Unternehmen gezwungen, unter Zeitdruck nach Ersatz für ihre Tools suchen.

Europäische Unternehmen, die diese Entwicklungen beobachtet haben, haben begonnen, sich präventiv zu diversifizieren.

Ein hypothetisches, aber aufschlussreiches Szenario:

Wenn ein europäisches Unternehmen seine gesamte Produktliteratur auf einem in den USA ansässigen Webdienst gespeichert hätte und dieser Dienst aufgrund von Zöllen oder rechtlichen Problemen nicht mehr verfügbar wäre, wäre eine Migration in Krisenzeiten sehr aufwendig.

Die Migration oder zumindest die Duplizierung von Inhalten vor einer Krise ist eine sinnvolle Strategie – und ein auf offenen Formaten und Produkten basierendes Modell stellt sicher, dass eine Form der Abhängigkeit nicht durch eine andere ersetzt wird.

Ein Stack ohne „Kill Switch“ außerhalb Europas

Gemäß den in diesem Dokument dargelegten Grundsätzen arbeiten alle Ebenen – vom Code, mit dem die Inhalte generiert wurden (Pandoc, Open Source), bis zum Server, der sie bereitstellt (Apache/Nginx, Open Source) – nach den Grundsätzen der Transparenz und lokalen Kontrolle, wenn die Inhalte den Nutzer erreichen.

Unternehmen, die den vorgeschlagenen (oder einen ähnlichen) Stack implementieren, haben damit Kontrolle über die gesamte Wertschöpfungskette der Dokumentation.

In diesem Szenario kann kein ausländisches Unternehmen „den Schalter umlegen“, um eine Dokumentations-Website abzuschalten; keine plötzliche Änderung der Richtlinien kann ihre Publishing-Software unbrauchbar machen; und keine externe Gerichtsbarkeit kann ohne Weiteres die Nutzungsbedingungen für Publishing-Produktliteratur diktieren.

Vergleich zwischen aktuellen und vorgeschlagenen Stacks

Um die Unterschiede zwischen der traditionellen, auf die USA ausgerichteten Dokumentations-Toolchain und dem vorgeschlagenen EU-eigenen Stack zu verdeutlichen, bietet die folgende Tabelle einen direkten Vergleich der wichtigsten Komponenten.

Der neue Stack legt den Schwerpunkt auf offene Standards, Open-Source-Tools und EU-basierte Dienste, die die Abhängigkeit von ausländischen Unternehmen verringern und gleichzeitig Funktionalität und Qualität gewährleisten.

Vorteile des souveränen Open-Source-Stacks

Die Implementierung dieses auf Europa ausgerichteten Dokumentations-Stacks bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen in der EU, insbesondere im Konsumgütersektor, wo häufig Dokumentationsbedarf besteht, jedoch in der Regel keine extreme Spezialisierung gefordert ist (beispielsweise im Gegensatz zur Dokumentation in der Luftfahrtbranche).

Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

Unabhängigkeit und Kontrolle

Der vielleicht unmittelbarste Vorteil ist die wiedergewonnene Unabhängigkeit.

Unternehmen sind nicht mehr eng an die Richtlinien oder das Schicksal eines einzelnen ausländischen Anbieters gebunden.

Sie kontrollieren die Software und die Server, die Teil Ihres Workflows sind.

Strategische Autonomie

Selbst wenn sich die transatlantischen Beziehungen verschlechtern oder neue Gesetze erlassen werden, bleiben die Dokumentationspipelines davon unberührt.

Keine US-Verordnung kann jemanden daran hindern, Markdown oder Pandoc zu verwenden – es handelt sich dabei nicht um Dienste, sondern um Software-Tools, die von jedermann verwendet und gegebenenfalls angepasst werden können.

Websites, die auf EU-Servern gehostet werden, unterliegen dem EU-Recht und sind immun gegen US-amerikanische Vorschriften.

Diese Autonomie ist genau das, was europäische Politiker meinen, die sich für eine „Verringerung der Abhängigkeit” von nicht-europäischer Software einsetzen.

Sie ist ein konkreter Schritt weg von dem, was manche als Europas Status als digitale „Kolonie” bezeichnet haben.

Datenhoheit

Alle Inhalte (Markdown-Quelldateien, Bilder, Übersetzungsdateien usw.) verbleiben in physischen Dateien, die sich im Besitz europäischer Marken befinden, auf einer Infrastruktur ihrer Wahl.

Marken vertrauen ihr geistiges Eigentum nicht mehr den Nutzungsbedingungen von Cloud-Diensten an, die sich jederzeit ändern können.

Dadurch wird das Risiko einer Zugriffssperre auf relevante Dokumente ausgeschlossen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise beschließt, den Hosting-Anbieter zu wechseln, kann es seine Dateien einfach verschieben – es ist nicht an das Content-Management-System eines anderen Anbieters gebunden.

Keine Bindung an einen Anbieter

Da es sich um Open-Source-Tools handelt, kann ein Unternehmen, wenn eines davon seinen Anforderungen nicht entspricht, mit minimalem Aufwand zu anderen Tools wechseln.

Markdown ist grundsätzlich einfacher Text und kann mit zahlreichen kostenlosen oder kostengünstigen Programmen konvertiert oder sogar direkt geöffnet werden.

Im Gegensatz dazu ist für das Öffnen und Bearbeiten einer Adobe InDesign-Datei stets Software des US-Anbieters Adobe erforderlich.

Die Offenheit „garantiert, dass die kritische digitale Infrastruktur Europas unter europäischer Gerichtsbarkeit steht“ und durch ihr Design geschützt ist – ein Ethos, das den Kernprinzipien der Souveränität von EuroStack entspricht ²¹.

Einfachheit und Effizienz

Durch die Reduzierung des Workflows auf wesentliche, moderne Tools erreichen wir auch Einfachheit, was sich in Effizienz und Kosteneinsparungen niederschlägt:

Optimierter Prozess

Der Markdown-/Pandoc-Ansatz fasst mehrere Schritte (Entwurf, Layout, Export in verschiedene Formate) zu einem einzigen, kontinuierlichen Ablauf zusammen.

Die Zeit von der Erstellung der Inhalte bis zur Bereitstellung einer webfähigen und druckfertigen Anleitung wird erheblich reduziert.

Es gibt weniger „Fleißarbeit” beim Umformatieren oder Kopieren von Inhalten zwischen Systemen.

Dadurch können sich die Mitarbeiter auf die Qualität und Genauigkeit der Inhalte konzentrieren, anstatt sich mit der Software auseinanderzusetzen.

Lernkurve

Überraschenderweise stellen viele Autoren fest, dass sie Markdown, sobald sie sich daran gewöhnt haben (was nur wenige Tage Übung erfordert), oft komplexen Word-Vorlagen oder InDesign-Oberflächen vorziehen.

Die kognitive Belastung ist geringer, denn der Autor muss sich nur um eine Sache kümmern – das Verfassen des Textes – und nicht um unzählige Formatierungsoptionen.

Wie ein Dokumentations-Projektleiter feststellte, ist es entscheidend, den Prozess für das Team „so einfach und intuitiv wie möglich“ zu gestalten – und eine gut konzipierte Markdown-Toolchain erreicht genau das.

Aufgrund der inhärenten Transparenz von Markdown gibt es weniger „mysteriöse Probleme” (wie beispielsweise eine Word-Vorlage, die zu schwer lokalisierbaren Formatierungsfehlern führt).

Automatisierung und Konsistenz

Mit Pandoc und Konvertierungsskripten werden viele Fehler, die bei Dokumentationsprojekten auftreten können, vermieden.

Beispielsweise werden alle Überschriften einheitlich gestaltet, und alle Querverweise können automatisch überprüft werden.

Konsistenz ist in Anleitungen entscheidend für die Aufrechterhaltung eines einheitlichen Marken- und professionellen Images.

Wartung

Langfristig ist die Wartung des hier beschriebenen Stacks einfacher.

Open-Source-Tools verfügen über aktive Communities, die den Code und die Dokumentation kontinuierlich aktualisieren.

Es gibt keinen erzwungenen Upgrade-Zyklus mit geänderten Benutzeroberflächen oder Formaten (im Gegensatz zu beispielsweise Office- oder Adobe-Upgrades, die Arbeitsabläufe verlangsamen können).

Da die Ausgabe statisches HTML ist, gibt es weniger „bewegliche Teile” auf der Website – im Vergleich zu einer dynamischen, datenbankgestützten Website ist der Wartungsaufwand minimal.

Kostenreduzierung

Durch den Verzicht auf proprietäre Software-Abonnements werden die direkten Kosten gesenkt.

Adobe InDesign/Creative Cloud-Lizenzen verursachen Kosten von mehreren hundert Euro pro Jahr und Benutzer.

Durch den Ersatz dieser Lizenzen durch Open-Source-Software lassen sich Kosten einsparen.

Die einzigen nennenswerten Kosten könnten durch das Abonnement von DeepL für intensive Nutzung entstehen – aber selbst diese Kosten können nach Bedarf skaliert werden und sind für biele Unternehmen vorhersehbar geringer als die Kosten für die Einstellung zusätzlicher Übersetzer oder die Anschaffung von komplexer Lokalisierungssoftware für Unternehmen.

Webhosting in der EU für statische Websites ist sehr kostengünstig – und viele Unternehmen verfügen bereits über Server oder Cloud-Instanzen, die sie für Produktliteratur nutzen können.

Tatsächlich wandelt dieses Modell die Dokumentation von einem Opex-Modell (laufende Lizenzgebühren und Anbieter-Kosten) zu einem Capex-Modell (zeitlich beschränkte Ausgaben für die Einrichtung des Systems und der Vorlagen) um.

Qualität und Modernisierung

Die Einführung des in diesem Dokument beschriebenen Stacks kann die Qualität der Dokumentation verbessern und die Praktiken eines Unternehmens an moderne digitale Standards anpassen:

Verbesserte Übersetzungsqualität

Wie bereits erwähnt, verspricht die Übersetzungsqualität von DeepL klarere und genauere Anleitungen für Endbenutzer.

Unternehmen mit einem begrenzten Übersetzungsbudget können ihren Kunden eine größere Auswahl an Zielsprachen anbieten.

Es gelangen weniger ungeschickte Formulierungen oder Fehler in die Übersetzung, was die Kundenzufriedenheit verbessert und die Notwendigkeit von Supportanrufen verringert.

Darüber hinaus stellt die Kontrolle des Umfangs und der Qualität des Glossars sicher, dass Markenbegriffe und Produktnamen in jeder Sprache korrekt behandelt werden.

Bessere Benutzererfahrung

HTML-Anleitungen bieten eine bessere Benutzererfahrung als statische PDF-Dateien.

Sie sind mit Suchmaschinen durchsuchbar und verlinkbar.

Ein Support-Mitarbeiter kann einem Kunden eine URL senden, die auf einen bestimmten Abschnitt eines Dokuments verweist.

Marken können auch Feedback-Schleifen für Benutzer einbauen (beispielsweise eine „War diese Seite hilfreich?“-Umfrage am Ende eines Dokuments).

Dies entspricht dem modernen Kundensupport.

Insbesondere jüngere Verbraucher erwarten, Informationen schnell online zu finden.

Die Erfüllung ihrer Erwartungen steigert den wahrgenommenen Wert des Produkts und fördert die Markentreue.

Barrierefreiheit und Inklusivität

Wie bereits erwähnt, können HTML-/CSS-Anleitungen auf eine Weise zugänglich gemacht werden, wie es bei PDF-Dateien oft nicht der Fall ist.

Dies vergrößert nicht nur Ihre gut erreichbaren Zielgruppen, sondern kann auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich sein. So können auch Kunden mit Behinderungen einfacher auf die Inhalte zugreifen.

Das Design unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit ist ein Qualitätsfaktor, der bei proprietären Workflows oft vernachlässigt wird.

(In Adobe InDesign ist das Taggen einer PDF-Datei für Barrierefreiheit ein zusätzlicher, manchmal komplizierter Schritt.

Bei einem HTML-Ansatz kann dies bei richtiger Einrichtung Teil der „natürlichen” Ausgabe sein).

Zukunftssicherheit und Innovation

Die vorgeschlagene Lösung entspricht zukünftigen Trends, wie der Integration mit sprachgestützten Technologien (stellen Sie sich zum Beispiel vor, eine HTML-Anleitung wird von einem Sprachassistenten analysiert, um die Frage eines Benutzers zu beantworten) oder Augmented Reality (eine HTML-basierte Hilfe, die in eine AR-Überlagerung für ein Produkt eingebettet werden könnte).

Im Gegensatz dazu lassen sich statische oder proprietäre Formate oft nicht ohne weiteres für veränderte Nutzungen anpassen.

Sollte das Unternehmen später andere Systeme einführen (beispielsweise ein Headless Content Management System oder eine zentrale Wissensdatenbank), erleichtert die Verwendung von Inhalten in Markdown/HTML die Migration oder Integration erheblich, da keine Inhalte aus isolierten, proprietären Dateien importiert werden müssen.

Dieser Ansatz signalisiert den Stakeholdern auch Innovationskraft.

Er zeigt, dass das Unternehmen moderne Tools nutzt und nicht an veralteten Prozessen festhält, nur weil „es schon immer so gemacht wurde“.

Übereinstimmung mit europäischen Werten und Initiativen

Durch die Einführung dieses Stacks lösen Unternehmen nicht nur ihr eigenes Problem, sondern tragen auch zu einer größeren Bewegung in Europa bei:

Digitale Souveränität

Durch die Implementierung einer modernen, OSS-basierten Lösung, wie sie hier beschrieben wird, würden Unternehmen dem Aufruf europäischer Politiker und Experten an die Industrie folgen, die Abhängigkeit von Nicht-EU-Technologie zu reduzieren.

Es ist eine Sache, abstrakt über Souveränität zu diskutieren – aber die Umsetzung in der Dokumentationspipeline macht diese Souveränität konkret.

Wenn man sich in diese Richtung bewegt, nicht unter Druck, sondern als freiwilliger Schritt hin zu offenen Lösungen, wird sichergestellt, dass europäische Unternehmen nicht, wie Proton-CEO Andy Yen es ausdrückte, durch die Dominanz ausländischer Technologien „wirtschaftlich ausgebeutet und politisch neutralisiert” werden ²². Es mag wie ein kleiner Aspekt des Ganzen erscheinen – aber die Dokumentation ist sowohl ein grundlegender Geschäftsprozess als auch ein hochgradig sichtbares Ergebnis.

Sie zurückzugewinnen, setzt ein Zeichen.

Wachstum des Open-Source-Ökosystems

Die Nutzung und möglicherweise auch die Mitwirkung an Open-Source-Tools stärkt diese Projekte.

Je mehr Unternehmen offene Formate und Tools wie Markdown und Pandoc einsetzen, desto mehr können diese Tools verbessert werden, möglicherweise durch die Zusammenarbeit mit europäischen Entwicklern.

Dies steht im Einklang mit dem Ziel Europas, eigene Open-Source-Communities als strategische Vermögenswerte zu fördern.

Der EuroStack-Bericht hebt die „riesige, aber fragmentierte Open-Source-Community” Europas hervor und fordert eine Bündelung dieser Bemühungen.

Durch die Standardisierung auf offene Tools können Unternehmen Wissen und sogar Code leichter austauschen.

(Beispielsweise könnte eine Pandoc-Vorlage für Anleitungen, die speziell auf die Formatierungsvorschriften der EU zugeschnitten sind, unternehmensübergreifend genutzt werden.)

Umwelt- und Green-IT-Aspekte

„Leichte” Softwaretools und statisches Hosting haben einen geringeren CO2-Fußabdruck als komplexe All-in-One-Unternehmenssoftware und ständig aktive dynamische Server.

Angesichts des Engagements Europas für grüne Technologien ist dies ein Pluspunkt, der im Zusammenhang mit der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR) oder in Finanzierungsanträgen erwähnt werden kann (Open-Source-Lösungen können die Lebensdauer von Hardware verlängern und Abfall reduzieren, da sie keine ständigen Upgrades erfordern).

Compliance und rechtliche Klarheit

Die Verwendung von Lösungen, die in der Europäischen Union angeboten werden, kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfachen.

Beispielsweise trägt die Speicherung kundenbezogener Dokumentationsdaten auf EU-Servern dazu bei, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, ohne dass spezielle Klauseln oder US-Cloud-Zusätze erforderlich sind.

Wenn die von Marken bereitgestellten Inhalte für Nutzer personenbezogene Daten oder Nutzungsdaten enthalten (beispielsweise in Fällen, in denen sie verfolgen, welche Dokumentationsseiten Nutzer besuchen), wird dadurch das Schrems-II-Problem vermieden (das den Privacy Shield für ungültig erklärt und den Datenaustausch zwischen der EU und den USA erschwert).

Im Wesentlichen kann eine Marke viele transatlantische Rechtsunsicherheiten umgehen, indem sie ihre Aktivitäten im Inland belässt.

Nach dem Inkrafttreten von EU-Vorschriften für Technologie (wie dem Digital Markets Act und dem Digital Services Act) kann eine geringere Bindung an „Big Tech“ Unternehmen vor plötzlichen Veränderungen bewahren.

Wenn Google beispielsweise aufgrund neuer Gesetze bestimmte Tracking- oder Integrationsfunktionen deaktivieren würde, wären autonome Systeme davon nicht betroffen.

Herausforderungen und Risikominimierung

Kein Übergang erfolgt ohne Reibungen – und im Sinne einer rationalen Diskussion lohnt es sich, dies anzuerkennen und zu prüfen, wie sie gemindert werden können.

Teamschulung und Änderungsmanagement

Mitarbeiter, die an Microsoft Word oder Adobe InDesign gewöhnt sind, könnten zunächst Widerstand oder Ängste gegenüber neuen Tools zeigen.

Dies kann durch praktische Schulungen und die Umsetzung von Pilotprojekten angegangen werden.

Betonen Sie, dass die neuen Tools in vielerlei Hinsicht einfacher sind: kein Kampf mehr mit der Formatierung von Vorlagen oder Softwareabstürzen bei großen Dateien.

Zeigen Sie schnelle Erfolge auf – beispielsweise, wie schnell sich eine kleine Änderung mit dem neuen System auf Web und Druck auswirkt.

Komplexe Dokumente und Sonderfälle

Es kann bestimmte Dokumente geben, die wirklich komplexe Layouts erfordern (Produktbroschüren oder Kataloge mit aufwendigem Design oder vielleicht eine Installationsanleitung mit besonderer Formatierung).

In diesen Fällen kann ein Open-Source-DTP-Programm wie Scribus als Fallback für den Druck dienen, oder man könnte sich dafür entscheiden, eine einzige Adobe-Lizenz für einen Designspezialisten in diesen Nischenfällen beizubehalten.

Solche Inhalte können jedoch häufig aus Gründen der Konsistenz weiterhin über HTML im Web verfügbar gemacht werden.

Mit der Zeit und dem Fortschritt der Webtechnologien (mit Technologien wie CSS-Grid lassen sich selbst komplexe Layouts zunehmend in HTML umsetzen) wird der Bedarf an separaten Druck-„Silos” und arbeitsintensiven Layoutarbeiten abnehmen.

IT-Support

Die Verwendung von Open Source bedeutet, dass Sie keinen Support vom Anbieter in Anspruch nehmen können.

Viele Open-Source-Anbieter bieten jedoch bei Bedarf kostenpflichtigen Support an.

Darüber hinaus können viele Probleme über Community-Foren gelöst werden, da die Nutzerbasis global ist.

Die Einbindung der internen IT-Abteilung und möglicherweise die Benennung eines technisch versierten Dokumentationsverantwortlichen erleichtern den Übergang.

Anfänglicher Einrichtungsaufwand

Der Aufbau der Vorlagenlogik und der Präsentationsschicht ist eine einmalige Investition.

Unternehmen können zu diesem Zweck einen externen Experten beauftragen oder Entwicklerzeit dafür bereitstellen.

Es ist wichtig, dies nicht zu unterschätzen – aber auch zu erkennen, dass es sich um ein begrenztes Projekt handelt und nicht um laufende Kosten.

Einmal eingerichtet, kann ein solches System, das auf Open-Source-Inhalten, editierbaren Vorlagen und Stylesheets basiert, mit geringfügigen Anpassungen über Jahre hinweg betrieben werden.

Beispiele für die Umsetzung in der Praxis

Um die Durchführbarkeit des Ansatzes der schlanken Dokumentation zu untermauern, wollen wir einige reale oder sich abzeichnende Beispiele untersuchen, die Elemente unseres vorgeschlagenen Stacks enthalten.

Dokumentationsprojekte im öffentlichen Sektor

Der Aufruf 38 des niederländischen Parlaments ²³ und das bereits erwähnte ZDI-Projekt der deutschen Bundeswehr ²⁴ zeigen die institutionelle Unterstützung für den Übergang zu offenen, souveränen Lösungen im Bereich Dokumentation und Office-Tools.

Obwohl es sich hierbei um große Organisationen handelt, entsprechen die von ihnen bevorzugten Technologien (offene Dokumentformate, Nextcloud, OnlyOffice / Collabora für Office-Dokumente usw.) der in diesem Dokument dargelegten Philosophie eines schlanken Technologiestacks.

Ein mittelständisches Unternehmen kann diese Schritte in seinem eigenen Umfang nachahmen.

Collabora Office und Open Document Format (ODF)

Einige europäische Organisationen sind von Microsoft Office zu LibreOffice oder Collabora Office gewechselt – Open-Source-Office-Suiten, die das Open Document Format verwenden.

So haben beispielsweise die Stadt Barcelona ²⁵ und Teile der französischen Regierung diese Technologie für allgemeine Dokumente getestet.

40 Dies ist relevant, da es die Bereitschaft zeigt, das Microsoft-Ökosystem zu verlassen, wenn praktikable Alternativen verfügbar sind.

In unserem Fall konzentrieren wir uns auf eine engere Verwendung (Dokumentation), bei der ein Wechsel zu einem anderen Format (Markdown) noch besser zu rechtfertigen ist.

Branchen-Wissensdatenbanken

Viele Unternehmen stellen ihre Kundensupport-Dokumentation online zur Verfügung – einige verwenden proprietäre Lösungen, aber eine beträchtliche Anzahl nutzt statische Website-Generatoren.

So hat zum Beispiel das US-basierte Softwareunternehmen Stripe ein internes Markdown-Framework (Markdoc) für seine Dokumentation erstellt und als Open Source veröffentlicht ²⁶. Dies deutet darauf hin, dass die Branche allgemein akzeptiert, dass Markdown-basierte Dokumente auch für große, Endanwender-orientierte Inhalte die richtige Lösung darstellen.

Mehrere API-Dokumentationsseiten und Produktdokumentationen (selbst für Hardware-Geräte) sind im Wesentlichen statische Websites, da sie zuverlässig und schnell sind.

Auch andere Unternehmen und Organisationen können nach diesen Prinzipien vorgehen.

Plattformen der Europäischen Kommission

Die EU hat Programme wie das Open Source Observatory ins Leben gerufen und verfügt über einen eigenen maschinellen Übersetzungsdienst namens eTranslation, der von den EU-Institutionen genutzt wird.

eTranslation ist zwar nicht kommerziell ausgerichtet wie DeepL, aber es ist ein Zeichen der Zeit – die EU hat einen eigenen Übersetzungsdienst aufgebaut, um ihre Abhängigkeit von Google zu verringern.

Bei Bedarf könnten Unternehmen sogar eTranslation nutzen, das für europäische KMU für bestimmte Zwecke kostenlos ist, obwohl DeepL in der Regel die bessere Qualität für den allgemeinen Gebrauch bietet.

Nichtsdestotrotz stellt die Präsenz mehrerer Übersetzungsmaschinen sicher, dass Europa nicht ohne Optionen dasteht, sollte ein Dienst schlechter werden oder teuer werden.

Geschichten zur Geschäftskontinuität

Jedes Element des hier erörterten Stacks wird bereits von einigen Organisationen genutzt (wenn auch nicht unbedingt als Komplettlösung für Publishing zu Konsumgütern).

Wir schlagen vor, diese Elemente in einen kohärenten Workflow zu integrieren, der ein Beispiel für die digitale Souveränität Europas in der Praxis sein kann.

Auf diese Weise sichert ein Unternehmen nicht nur seinen Betrieb, sondern kann sich auch als zukunftsorientierter Akteur präsentieren, der sich der Initiative zur technologischen Unabhängigkeit Europas anschließt.

Dieser Ansatz könnte auch im Marketing von Vorteil sein, da er Geschäftspartnern und Endkunden zeigt, dass ihre Daten und die Prozesse des Unternehmens mit europäischer Integrität behandelt werden. Auch bei der Tätigkeit für Regierungen oder EU-Projekten ist dies ein Vorgehen mit Signalwirkung.

Fazit

Das globale Geschäftsumfeld im Jahr 2025 hat für Europa eine Wahrheit deutlich gemacht:

Digitale Souveränität ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Was vor einigen Jahren noch wie ein abstraktes Prinzip erschien, basiert heute auf realen ökonomischen und sicherheitspolitischen Überlegungen.

Europäische Konsumgüterhersteller, die vielleicht einst dachten, Geopolitik habe wenig mit ihrer Produktliteratur zu tun, haben erkannt, dass ihre Workflows nicht immun gegen die Strömungen der internationalen Technologiepolitik sind.

Die gute Nachricht ist, dass Europa nicht hilflos ist.

Ein reichhaltiges Ökosystem aus Open-Source-Tools, gepaart mit europäischen Cloud-Diensten und Innovationen, steht bereit, um anfällige Glieder in der Kette durch robuste, souveräne Alternativen zu ersetzen.

Der „europäische Alternativstack” für Produktliteratur, den wir in diesem Dokument skizziert haben, ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie hochrangige Strategien in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können.

Durch die Umstellung auf Markdown, Pandoc, DeepL und HTML/CSS auf EU-Servern können Unternehmen eine Dreifachwirkung erzielen: Unabhängigkeit, Einfachheit und Kontrolle.

Sie können sicherstellen, dass die Lebensader ihrer Kundenkommunikation – Anleitungen und Produktinformationen – Kanäle nutzt, die den europäischen Werten und Gesetzen unterliegen.

Außerdem können sie ihre Prozesse rationalisieren und Kosten senken, was zeigt, dass die Priorisierung der Souveränität mit operativer Exzellenz vereinbar ist.

Dies steht im Gegensatz zu der weit verbreiteten Fehlannahme, dass mehr Kontrolle zwangsläufig mit Einbußen bei Qualität oder Effizienz einhergeht.

Wie wir bereits ausführlich dargelegt haben, kann der moderne Open-Source-Ansatz die Qualität und Agilität verbessern.

Für Marken- und Produktmanager ist dieser Übergang eine strategische Verbesserung.

Es ist vergleichbar mit dem Übergang von fossilen Brennstoffen zu erneuerbaren Energien im technologischen Sinne – die Abhängigkeit von importierten Ressourcen (ausländische proprietäre Technologien) wird reduziert und durch nachhaltige, lokale Fähigkeiten (Open-Source- und EU-Technologien) ersetzt.

Dies ist eine Geschichte, die Marken- und Produktmanager ihren Stakeholdern mit Stolz erzählen können: dass Ihr Unternehmen Risiken vorausgesehen und sich angepasst hat, dass sie Teil der digitalen Erneuerung Europas sind und nicht nur passiver Konsument von Lösungen aus Übersee.

Abschließend lässt sich sagen, dass jedes Unternehmen die Möglichkeit hat, sich auf praktische Weise an der Vision eines Europas zu orientieren, das mit dem EuroStack – einem umfassenden Stack einheimischer Technologielösungen – ein ambitioniertes Ziel verfolgt.

Für Konsumgüterunternehmen ist die Überarbeitung des Workflows für Produktliteratur ein pragmatischer Schritt in diese Richtung.

Dieser Schritt reduziert Risiken, verbessert die Effizienz und trägt zu einem größeren Ziel bei.

In einer Zeit, in der durch Handelspolitik über Nacht hohe Zölle auf europäische Waren verhängt werden können, ist es schlichtweg eine Sache unternehmerischer und wirtschaftspolitischer Klugheit, die vollständige Kontrolle darüber zu haben, wie Produktinformationen bereitgestellt werden.

Die digitale Zukunft der Europäischen Union wird Schicht für Schicht aufgebaut – und die Dokumentation könnte eine dieser oft übersehenen Schichten sein.

Durch die Einführung eines offenen, souveränen Dokumentationsstacks schützen sich europäische Marken nicht nur selbst, sondern senden auch die Botschaft, dass Europa Innovation – ähnlich wie seine Werte – von innen heraus kultivieren und trotzdem in einer starken globalen Position auftreten kann.

Die Werkzeuge für einen souveränen und modernen Dokumentations-Workflow sind vorhanden, bewährt und einsatzbereit.

Es ist an der Zeit, dass europäische Unternehmen buchstäblich ein neues Kapitel der Selbstständigkeit und Innovation aufschlagen, wenn es darum geht, Wissen über ihre Produkte zu schaffen und zu teilen.

Glossar

CSS (Cascading Style Sheets)

CSS ist eine Sprache, die zur Beschreibung der Darstellung einer Webseite verwendet wird. Mit CSS-Regeln werden unter anderem Farben, Schriftarten und Seitenaufbau gesteuert.

CSS trennt den Inhalt eines Dokuments von seinem visuellen Design und erleichtert so die Verwaltung und Aktualisierung von Websites.

Eurostack

„Eurostack” bezieht sich auf einen vorgeschlagenen oder konzeptionellen „Stack” europäischer Technologieunternehmen oder -initiativen, der darauf abzielt, ein robustes und wettbewerbsfähiges digitales Ökosystem innerhalb der Europäischen Union zu schaffen.

Dies impliziert auch den Wunsch, die Abhängigkeit von außereuropäischen Technologiegiganten zu verringern und lokale Innovationen zu fördern.

HTML (HyperText Markup Language)

HTML ist die Standardsprache für die Erstellung von Webseiten und Webanwendungen.

HTML verwendet ein System von „Tags“, um Inhalte wie Überschriften, Absätze und Links zu strukturieren, die dann von Webbrowsern interpretiert und angezeigt werden.

Open-Source-Software

Open-Source-Software ist Computersoftware, die unter einer Lizenz veröffentlicht wird, die es jedem erlaubt, sie für jeden Zweck zu nutzen, zu verändern und zu verbreiten.

Ihr Quellcode ist öffentlich zugänglich, was die Zusammenarbeit und Transparenz bei ihrer Entwicklung fördert.

Lightweight Markup Language

Eine Lightweight Markup Language (leichtgewichtige Auszeichnungssprache) ist eine einfache und leicht lesbare Syntax, die zur Formatierung von Textdokumenten verwendet wird, welche in der Regel für Menschen lesbar ist und von Software leicht verarbeitet werden kann.

Sie verwendet gängige Satzzeichen und Zeichen, um Strukturen wie Überschriften, Listen und Tabellen zu kennzeichnen, die dann leicht in andere Dokumentformate konvertiert werden können.

Markdown

Markdown ist ein konkretes Beispiel für eine leichtgewichtige Auszeichnungssprache, die eine einfache, intuitiv erfassbare Syntax zur Formatierung von Text verwendet.

Markdown wird aufgrund seiner Einfachheit und Lesbarkeit häufig zum Verfassen von Dokumentationen, Notizen und Webinhalten verwendet.

Pandoc

Pandoc ist ein universeller Dokumentkonverter, der Dateien von einem Markup-Format in ein anderes konvertieren kann.

Pandoc wird häufig verwendet, um Dokumente zwischen Formaten wie Markdown, HTML, PDF und Microsoft Word zu konvertieren.

Proprietäre Software

Proprietäre Software ist Computersoftware, die sich im Besitz einer Person oder eines Unternehmens befindet und deren Nutzung, Verbreitung und Änderung durch den Eigentümer oder Vertreiber eingeschränkt ist.

Benutzer erwerben in der Regel eine Lizenz für die Nutzung, haben jedoch keinen Zugriff auf den Quellcode.

Die Überprüfung und Änderung des Quellcodes ist häufig durch den Eigentümer untersagt.

Quellen

Kolophon

Fotos

TEXTMISSING

Schriftart

IBM Plex Sans

Grafikdesign

studio peter post x petra esveld

9to5 Media Services
Kamelienweg 7
01279 Dresden
Deutschland

hi@9to5.de

https://9to5.de

↻ 2025-11-22